特別通知

此職位的招聘是在當?shù)剡M行的?？偛?，非洲經(jīng)委會，西亞經(jīng)社會，日內(nèi)瓦辦事處，維也納辦事處，盧旺達問題國際法庭，前南問題國際法庭或全球綜合大會通過聯(lián)合國行政評估支助考試（ASAT）英文或法文服務(wù)測試（GGST）是聯(lián)合國秘書處一般事務(wù)人員職類的征聘考慮的先決條件。

工作人員受秘書長的授權(quán)，由他或她轉(zhuǎn)讓。在這方面，所有工作人員都應(yīng)按照既定的規(guī)則和程序定期遷入職業(yè)新職。

組織設(shè)置和報告

該職位位于聯(lián)合國日內(nèi)瓦辦事處會議管理司制作和支助處分配科。

責任

在單位負責人的直接監(jiān)督下，任職者： - 計劃，組織和協(xié)調(diào)文件分發(fā)給會議/會議，常駐代表團，秘書處和其他客戶。

- 組織和計劃存儲會議，研討會，研討會和個人客戶的二次請求文件。

- 協(xié)助定期檢討股票;咨詢和檢索官方文件系統(tǒng)（ODS）的文件，以便在線文件分發(fā);向客戶提供關(guān)于官方文件的常規(guī)查詢的幫助和建議。

- 按照預(yù)定的規(guī)格準備和排序出版物和文件的包裹和包裹;按照文件管理科（DMS）的指示，將批量的文件和出版物發(fā)貨到不同的目的地。

- 收到文件來自印刷部門并遵循DMS指令;尊重由DMS設(shè)定的所有正式語言，期限和官方封鎖的同時分發(fā)。

- 根據(jù)DMS批準的實務(wù)辦公室的要求，為每次會議準備文件。

- 與DMS和實務(wù)辦公室協(xié)調(diào)文件分發(fā);與常駐代表團和非政府組織協(xié)調(diào)文件需求。

- 由服務(wù)主任指定時進行正式訪問;根據(jù)實體的需要，按照主管要求執(zhí)行單位間（柜臺/車間）和/或服務(wù)間職能。

能力

專業(yè)技術(shù) - 了解聯(lián)合國文件，了解相關(guān)政策，準則，規(guī)則和文件分發(fā)規(guī)定。

- 為了適應(yīng)不斷變化的程序和操作方式，必須具有靈活性，以滿足嚴格的文件分發(fā)期限。

- 能夠使用具有DRITS和/或gDOC等文檔管理工具經(jīng)驗的電腦。

- 顯示工作和成就感到自豪。

- 展示專業(yè)能力和掌握文件。

- 認真履行承諾，追究期限，取得成果。

- 是由專業(yè)而不是個人關(guān)注的動機。

- 面對困難的問題或挑戰(zhàn)時，表現(xiàn)出持續(xù)性。

- 在緊張的情況下保持冷靜。

- 承諾通過確保男女平等參與和充分參與工作的各個方面來實現(xiàn)兩性平等的目標。

TEAMWORK

- 與同事一起工作實現(xiàn)組織目標。

- 通過真正重視他人的想法和專長來征求意見;愿意從別人那里學(xué)習。

- 將個人議程列入個人議程之前。

- 根據(jù)最終小組決定的支持和行為，即使這些決定可能不完全反映自己的立場。

- 團隊成就獲得信譽，并承擔團隊缺陷的共同責任。

客戶定位

- 將所有提供服務(wù)的人都視為“客戶”，并從客戶的角度來看待事情。

- 通過獲得信任和尊重，與客戶建立和維持生產(chǎn)性合作伙伴關(guān)系。

- 識別客戶的需求，并將其與適當?shù)慕鉀Q方案相匹配。

- 監(jiān)測客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預(yù)測問題。

- 向客戶通知項目中的進度或挫折。

- 滿足向客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的時間表。

規(guī)劃與組織

- 制定符合商定戰(zhàn)略的明確目標。

- 確定優(yōu)先活動和作業(yè);根據(jù)需要調(diào)整優(yōu)先級。

- 為完成工作分配適量的時間和資源。

- 預(yù)見到風險并允許在規(guī)劃時發(fā)生意外事故。

- 根據(jù)需要監(jiān)控和調(diào)整計劃和行動。

- 有效使用時間。

教育

完成中學(xué)或同等商業(yè)學(xué)校。

工作經(jīng)驗

在文件領(lǐng)域至少有五年的經(jīng)驗，其中最好是三年在聯(lián)合國。

語言

英文和法文是聯(lián)合國秘書處的工作語言。對于發(fā)布的帖子，需要流利的英語或法語和對另一方的了解。了解第三種聯(lián)合國語言是一個優(yōu)勢。

評估

對合格候選人的評估可能包括評估工作，其后將進行基于能力的面試。