特別通知

此職位的招聘是在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行的。
通過聯(lián)合國總部，非洲經(jīng)委會，西亞經(jīng)社會，日內(nèi)瓦辦事處，維也納辦事處，盧旺達(dá)問題國際法庭，前南問題國際法庭或全球一般事務(wù)人員考試（GGST）的英文或法文行政評估支助考試（ASAT）是總干事征聘考慮的先決條件聯(lián)合國秘書處的服務(wù)類別。
- 工作人員應(yīng)受秘書長的授權(quán)，由他或她轉(zhuǎn)讓。在這方面，所有工作人員都應(yīng)按照既定的規(guī)則和程序定期遷入職業(yè)新職。

組織設(shè)置和報告

該職位位于會議管理部（DCM）中央規(guī)劃和協(xié)調(diào)處（CPCS）會議管理科會議協(xié)調(diào)和規(guī)劃部。

責(zé)任

在會議協(xié)調(diào)與規(guī)劃處處長的監(jiān)督下，任職人員：
準(zhǔn)備臨時兩年期日內(nèi)瓦辦事處提供的會議列入聯(lián)合國正式會議日歷。驗證和分析立法機(jī)關(guān)和核準(zhǔn)機(jī)構(gòu)的應(yīng)享權(quán)利。使用gMeets系統(tǒng)生成有關(guān)會議日歷的相關(guān)報告。根據(jù)需要更新兩年度會議日歷，并分析每次會議的具體需求和參數(shù)以及客戶的要求。將日歷草案傳送到UNHQ的MMS，并回復(fù)查詢和請求信息。監(jiān)督所有日歷會議和會議的立法授權(quán)和授權(quán)，包括人權(quán)理事會設(shè)立的會議和會議。更新人權(quán)理事會立法授權(quán)的存儲庫，并反映了gMeets機(jī)構(gòu)檔案的變化。 Exami不要求從日內(nèi)瓦辦事處的客戶舉行非日歷和預(yù)算外會議。與有關(guān)服務(wù)協(xié)商確定客戶要求召開會議的可行性。準(zhǔn)備和更新會議的每月工作量，并將有關(guān)服務(wù)通知任何變化，包括文件管理科。準(zhǔn)備由DCM提供的所有會議的年度預(yù)測，并將其傳播給涉及的服務(wù)，以實現(xiàn)預(yù)先規(guī)劃。作為緊急事項的計劃和協(xié)調(diào)，所有在每月工作計劃中未安排的特別會議，并分配會議設(shè)施和會議室。將MMS管理的辦公空間分配給不在萬國宮的客戶。根據(jù)需要準(zhǔn)備和更新gMeets系統(tǒng)中會議室和辦公室會議日程安排。確保提前進(jìn)行所有初步后勤安排。監(jiān)控所有必需的服務(wù)和人員是否按照時間表提供。驗證和更新gMeets系統(tǒng)中的所有信息。根據(jù)需要批準(zhǔn)gMeets中的所有信息，并將其傳輸?shù)街苯酉嚓P(guān)的服務(wù)?；貞?yīng)來自代表團(tuán)，常駐代表團(tuán)，秘書處和其他客戶的會議服務(wù)查詢。向日內(nèi)瓦辦事處提供編制日常方案所需的信息，并根據(jù)需要提供在會議室和辦公室安裝必要設(shè)備/家具的說明。促進(jìn)客戶之間的協(xié)調(diào)和聯(lián)系，以及所涉及的所有日內(nèi)瓦辦事處服務(wù)。維護(hù)辦公室請求和取消的文件。向DCM執(zhí)行辦公室，提供預(yù)算外客戶使用房間和辦公室的詳細(xì)信息以進(jìn)行計費。向該股股長提供可能的解決方案，以解決與提高該科提供的服務(wù)的效率和質(zhì)量有關(guān)的問題。監(jiān)督e單位支助人員，包括分配和審查工作任務(wù)以及初級工作人員的培訓(xùn)。完成其績效評估作為第一報告干事。對客戶的通信草案。根據(jù)要求生成和提供會議服務(wù)的統(tǒng)計報告。根據(jù)需要履行其他職責(zé)。 123

能力

專業(yè)知識：了解本組織的會議政策，程序和做法。能夠研究，選擇，組織和總結(jié)準(zhǔn)備會議所需的信息。在工作和成就中表現(xiàn)出自豪感;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題;認(rèn)真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專業(yè)而不是個人關(guān)心的動力;在遇到困難的問題或挑戰(zhàn)時表現(xiàn)出持續(xù)性;在壓力很大的情況下保持冷靜。承諾通過確保婦女和男子平等參與和充分參與工作的所有方面來實現(xiàn)兩性平等的目標(biāo)。計劃與;組織：制定符合商定戰(zhàn)略的明確目標(biāo);確定優(yōu)先活動和作業(yè);根據(jù)需要調(diào)整優(yōu)先級;為完成工作分配適量的時間和資源;預(yù)見到風(fēng)險，并允許在規(guī)劃時發(fā)生意外事故;根據(jù)需要監(jiān)督和調(diào)整計劃和行動;有效利用時間。客戶方面：認(rèn)為所有提供服務(wù)的人都是“客戶”，并尋求從客戶的角度來看事物;通過獲得信任和尊重，與客戶建立和維系生產(chǎn)性合作關(guān)系;識別客戶的需求并將其與適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案相匹配;監(jiān)控客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預(yù)測問題;讓客戶了解項目進(jìn)展情況或挫折情況S;滿足向客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的時間表。管理績效：代表適當(dāng)?shù)呢?zé)任，問責(zé)制和決策權(quán)力;確保每個工作人員的角色，責(zé)任和報告行明確;準(zhǔn)確判斷完成任務(wù)所需的時間和資源量，并將任務(wù)與技能相匹配;根據(jù)里程碑和期限監(jiān)測進(jìn)展情況;定期討論業(yè)績，并向員工提供反饋和指導(dǎo);鼓勵冒險，支持創(chuàng)造力和主動性;積極支持員工的發(fā)展和職業(yè)愿望;公平評估績效。

教育

完成中學(xué)或同等商業(yè)學(xué)校。

工作經(jīng)驗

至少有十（10）年的會議策劃和維修經(jīng)驗，其中至少5位在美國國家。 gMeets系統(tǒng)和聯(lián)合國會議日歷的經(jīng)驗將是一項資產(chǎn)。

語言

英文和法文是聯(lián)合國秘書處的工作語言。對于發(fā)布的帖子，需要流利的英語和法語。了解聯(lián)合國另一種官方語言將是一項資產(chǎn)。

評估

對合格候選人的評估可能包括評估活動，可能采取以能力為基礎(chǔ)的面試。